Politique de confidentialité

1. Préambule

Docforme attache une importance particulière au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles des visiteurs du site docforme.fr et des utilisateurs du service Docforme. La présente politique décrit les traitements mis en œuvre, leurs finalités, et les droits des personnes concernées.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est [À COMPLÉTER — raison sociale], dont les coordonnées figurent dans les mentions légales.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez nous contacter à contact@docforme.fr.

3. Données collectées

3.1. Visiteurs du site

Le site docforme.fr ne dépose pas de cookie de mesure d'audience ni de traceur publicitaire. Aucune donnée personnelle n'est collectée passivement lors de la simple consultation du site.

3.2. Prospects et demandes de démonstration

Lorsque vous prenez contact via formulaire de démonstration ou par email, nous collectons :

• Identité (prénom, nom)
• Adresse email professionnelle
• Entreprise et fonction
• Contenu de votre message
• Informations échangées lors d'un rendez-vous

3.3. Clients du service Docforme

Dans le cadre de l'exécution du contrat, nous collectons et traitons :

• Données de contact des interlocuteurs et utilisateurs (nom, email, fonction)
• Identifiants de connexion (login, mot de passe haché)
• Documents et contenus déposés par le client dans son instance Paperless
• Journaux d'activité (logs d'accès, modifications, exports) à des fins de sécurité et d'audit
• Données de facturation

Important : les documents et contenus déposés par le client dans son instance Docforme restent la propriété exclusive du client. Docforme n'y accède qu'à la demande explicite du client (intervention de support) ou pour les opérations techniques strictement nécessaires (sauvegardes, mises à jour, sécurité).

4. Finalités et bases légales

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données personnelles ne sont en aucun cas vendues, louées ou cédées à des tiers. Elles sont accessibles aux seuls collaborateurs de Docforme et à ses sous-traitants techniques nécessaires à la fourniture du service, dans la limite de leurs missions respectives.

Sous-traitants techniques de Docforme :

• OVH SAS (France) — hébergement des serveurs dédiés client, stockage des documents. Données hébergées exclusivement en France.
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) — protection réseau (anti-DDoS, pare-feu applicatif) et hébergement du site vitrine. Encadrement par clauses contractuelles types.
• Alwaysdata (France) — gestion des boîtes mail dédiées des instances client.
• UptimeRobot (Royaume-Uni) — monitoring de disponibilité des instances.

Chaque sous-traitant est lié par un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.

6. Transferts hors Union européenne

Les données documentaires de nos clients sont hébergées exclusivement en France, sur l'infrastructure OVH. Les seuls transferts hors UE concernent les flux techniques liés à Cloudflare (États-Unis), encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne le 4 juin 2021, et UptimeRobot (Royaume-Uni), pays bénéficiant d'une décision d'adéquation de la Commission européenne.

7. Durée de conservation

• Données de prospects et démos sans suite : 3 ans à compter du dernier contact.
• Données de clients actifs : pendant toute la durée de la relation contractuelle.
• Données de clients résiliés : 30 jours après la fin du contrat pour permettre une éventuelle restauration, puis suppression complète. Les sauvegardes sont purgées dans un délai maximum de 90 jours.
• Documents et contenus client : durée définie par le client lui-même dans son paramétrage de rétention. Sur résiliation : restitution intégrale au client puis suppression sous 30 jours.
• Données comptables et de facturation : 10 ans (obligation légale).
• Journaux techniques : 12 mois maximum.

8. Sécurité

Docforme met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données :

• Hébergement sur serveurs dédiés isolés par client (pas de mutualisation)
• Chiffrement des communications en transit (TLS 1.3)
• Authentification renforcée des accès administrateurs
• Sauvegardes chiffrées hors site quotidiennes
• Pare-feu applicatif Cloudflare en amont
• Journalisation et supervision des accès
• Procédure documentée de notification de violation de données dans les 72h

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès à vos données
• Droit de rectification de données inexactes
• Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité de vos données dans un format structuré
• Droit d'opposition au traitement, notamment à des fins de prospection
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès

Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@docforme.fr. Nous nous engageons à répondre dans un délai maximum d'un mois.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, ou sur www.cnil.fr.

10. Modifications

La présente politique peut être amenée à évoluer. Toute modification substantielle sera notifiée par email aux clients actifs et publiée sur la présente page avec mise à jour de la date.