Conditions générales de vente

Article 1 — Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales de vente (« CGV ») régissent les relations contractuelles entre [À COMPLÉTER — raison sociale], ci-après dénommé « Docforme », et toute personne morale souscrivant aux services proposés, ci-après dénommée « le Client ».

Toute commande passée auprès de Docforme implique l'adhésion sans réserve aux présentes CGV, qui prévalent sur toutes conditions d'achat du Client, sauf accord écrit dérogatoire signé par Docforme.

Les présentes CGV s'appliquent exclusivement aux contrats conclus entre professionnels.

Article 2 — Définitions

• Service : la solution Docforme de gestion documentaire managée, composée d'un serveur dédié hébergeant une instance Paperless-ngx personnalisée pour le Client, complétée de fonctionnalités d'intelligence artificielle (OCR, classement automatique), d'alertes, de rapports d'audit et d'un support associé.
• Instance : l'environnement logiciel et matériel dédié au Client, isolé des autres clients.
• Setup : la prestation forfaitaire d'installation initiale, de reprise de l'existant numérique du Client et de paramétrage.
• Abonnement : le forfait mensuel récurrent donnant droit à l'usage du Service.
• Mise à disposition (one-time) : alternative à l'Abonnement permettant au Client d'acquérir une licence d'usage avec hand-off vers une exploitation autonome.

Article 3 — Description du service

Le Service comprend, sauf dispositions contraires explicitement convenues :

• Provisionnement d'un serveur dédié hébergé en France
• Déploiement d'une instance Paperless-ngx
• OCR et classement automatique des documents
• Recherche full-text
• Alertes documents expirant
• Rapport d'audit auto mensuel
• Sauvegardes hors site quotidiennes
• Mise à disposition d'une adresse mail dédiée pour ingestion documentaire
• Support email avec un référent nommé
• 100 Go d'espace de stockage inclus

Les fonctionnalités ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer. Les évolutions majeures du Service seront communiquées au Client.

Les prestations spécifiques non comprises dans le forfait standard (connecteurs comptables avancés, workflows métier custom, intégration ERP) font l'objet de devis séparés.

Article 4 — Prix

4.1. Setup forfaitaire

2 500 € HT, dû à la signature du contrat. Inclut l'installation complète, la reprise de l'existant numérique du Client, le paramétrage et la formation initiale.

4.2. Abonnement mensuel

1 500 € HT par mois, sans engagement de durée, prélevé d'avance le premier jour de chaque mois calendaire.

4.3. Stockage additionnel

Au-delà de 100 Go inclus : + 100 € HT par mois et par tranche de 100 Go supplémentaire, facturé au prorata mensuel.

4.4. Mise à disposition (option one-time)

En alternative à l'Abonnement, le Client peut opter pour une mise à disposition one-time de 20 000 € HT. Cette option comprend l'installation, un mois de hand-off et le transfert d'autonomie. Aucun SLA ni support n'est dû postérieurement à la livraison. Un éventuel retour ultérieur en mode abonné est conditionné à un nouveau Setup facturé selon les tarifs en vigueur.

4.5. Révision

Docforme se réserve le droit de réviser ses tarifs annuellement, avec un préavis de soixante (60) jours communiqué au Client. Le Client est libre de résilier sans pénalité dans ce délai en cas de désaccord.

Article 5 — Conditions de paiement

Les factures sont payables par virement bancaire à réception, sauf accord particulier.

Tout retard de paiement entraîne, conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce :

• Des pénalités de retard calculées au taux de la BCE majoré de dix (10) points
• Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros

En cas de retard de paiement supérieur à trente (30) jours, Docforme se réserve le droit de suspendre l'accès au Service après mise en demeure préalable restée infructueuse pendant huit (8) jours, sans que cette suspension ne dispense le Client du paiement des sommes dues.

Article 6 — Durée et résiliation

L'Abonnement est conclu sans engagement de durée minimale. Il est tacitement reconduit chaque mois calendaire.

Le Client peut résilier à tout moment, par email à contact@docforme.fr, avec un préavis d'un (1) mois. La résiliation prend effet à la fin du mois calendaire suivant.

Docforme peut résilier dans les mêmes conditions, sauf en cas de manquement grave du Client (défaut de paiement, usage frauduleux du Service, violation des présentes CGV) où la résiliation pourra intervenir de plein droit après mise en demeure non suivie d'effet sous quinze (15) jours.

À la résiliation, Docforme procède dans un délai maximum de trente (30) jours à la restitution intégrale des données du Client dans un format exploitable, puis à leur suppression complète des serveurs et sauvegardes dans un délai maximum de quatre-vingt-dix (90) jours.

Article 7 — Disponibilité du service

Docforme s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer un taux de disponibilité de 99 % par mois calendaire, hors interruptions programmées de maintenance notifiées au moins quarante-huit (48) heures à l'avance.

Sont exclus du calcul de la disponibilité les cas de force majeure, les interruptions imputables au Client, à ses fournisseurs ou opérateurs tiers, et toute indisponibilité ne dépassant pas dix (10) minutes consécutives.

En cas de manquement à cet engagement, le Client peut demander un avoir proportionnel à la durée d'indisponibilité, plafonné au montant de l'Abonnement du mois concerné.

Article 8 — Données du Client

Le Client demeure seul propriétaire des documents et contenus qu'il dépose dans son instance Docforme.

Docforme s'interdit tout usage des données du Client à des fins autres que la stricte exécution du Service. En particulier, Docforme ne consulte pas, n'exploite pas, ne revend pas et ne transmet à aucun tiers les contenus du Client, sauf obligation légale ou demande explicite du Client (intervention de support).

Le Client peut à tout moment exporter l'intégralité de ses données depuis l'interface du Service, dans un format exploitable.

Le traitement des données personnelles dans le cadre du Service est régi par la politique de confidentialité et, si nécessaire, par un contrat de sous-traitance RGPD distinct signé entre les parties.

Article 9 — Obligations du Client

Le Client s'engage notamment à :

• Fournir les informations exactes et nécessaires à la mise en service
• Préserver la confidentialité des identifiants d'accès
• Utiliser le Service conformément à sa destination et à la loi
• Ne pas déposer de contenus illicites ou contrevenant aux droits de tiers
• Respecter les délais de paiement

Article 10 — Confidentialité

Chacune des parties s'engage à préserver la confidentialité des informations échangées dans le cadre du contrat, sauf accord écrit préalable de l'autre partie, et à ne les communiquer qu'aux personnes ayant à en connaître pour les besoins de l'exécution du contrat.

Cet engagement subsiste pendant cinq (5) ans à compter de la fin du contrat.

Article 11 — Responsabilité

La responsabilité de Docforme est limitée aux dommages directs prévisibles et résultant d'un manquement à ses obligations contractuelles.

En tout état de cause, et sauf faute lourde ou intentionnelle, la responsabilité totale et cumulée de Docforme est plafonnée au montant total facturé au Client au titre des six (6) mois précédant le fait générateur.

Docforme ne saurait être tenu responsable des dommages indirects ou immatériels, tels que perte d'exploitation, perte de données résultant d'une cause extérieure (cyberattaque non imputable à un défaut de sécurité du Service, force majeure), atteinte à l'image, ou manque à gagner.

Article 12 — Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, étant entendu que sont notamment considérés comme tels les catastrophes naturelles, les actes de guerre ou de terrorisme, les grèves générales, les coupures généralisées d'électricité ou de télécommunications, ou les épidémies entraînant des mesures restrictives d'activité.

Article 13 — Propriété intellectuelle

Docforme accorde au Client un droit d'usage du Service, non exclusif, non cessible, limité à la durée du contrat et à l'usage interne du Client.

Aucun transfert de propriété intellectuelle sur les logiciels, méthodes, outils et savoir-faire de Docforme n'est consenti au Client, à l'exception de l'option de mise à disposition one-time (article 4.4) qui transfère un droit d'usage perpétuel non exclusif sur l'instance livrée.

Article 14 — Modification des CGV

Docforme se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Les modifications substantielles seront notifiées au Client par email avec un préavis de soixante (60) jours, durant lequel le Client peut résilier sans pénalité s'il refuse les nouvelles conditions.

Article 15 — Loi applicable et règlement des différends

Les présentes CGV sont régies par le droit français.

En cas de différend, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de trente (30) jours, le différend sera porté devant les juridictions compétentes du ressort du siège social de Docforme.

Conformément à l'article L. 612-1 du Code de la consommation, le Client peut recourir gratuitement à un médiateur de la consommation en cas de litige. Cette disposition ne s'applique cependant pas aux relations entre professionnels.